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見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

仕事が速い人になれる理想的な方法と簡単な方法

仕事のヒント 仕事のヒント-スキル・ノウハウ

 

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「仕事が速い人と仕事が遅い人のどちらになりたいですか?」

こう問われると、どなたでも「仕事が速い人」と答えますよね。

 

では、

「あなたは、仕事が速い人ですか?遅い人ですか?」

と問われると・・・、いかがでしょうか?

 

もし、自信を持って、

「私は仕事が速い人です!」

と答えられない方は、是非、本記事を参考にしていただければと思います。

 

仕事が速い人の3つの特徴

皆がヒーヒー言いながら仕事をしているのに、一人、余裕しゃくしゃくで涼しい顔をしている。

当人は、やるべきことをいつの間にか済ませており、また、そのアウトプットも、しっかりとしている。

 

あなたご自身が、あるいは、あなたの職場に、このように仕事が速い人はいると思います。

そして、「仕事が速い人」は「仕事ができる人」でもあるでしょう。

 

この「仕事が速い人」を良く見たところ、以下の3つの特徴があるのでは考えます。

 

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仕事の取りかかりが早く仕事を行う型を身につけている

仕事の速い人を見ていると、考え込んだり悩んだりしているところをあまり見かけません。

常に何かを行っていて、仕事の手を休めることがないのです。

 

また、営業の日報を書く、外出時の交通費を精算するなどといった、いわゆるルーティン業務を後送りすることもありません。

 

仕事が遅い人は、このような雑務と思える仕事を面倒くさがる傾向があります。

処理を後送りした結果、溜めるだけ溜めて、締め切りギリギリに慌てて手をつけます。

本来、そのときに優先すべき仕事はそっちのけとなり、また、焦ってやるものだからミスが多くて、余計な時間がかかるなどと、悪循環に陥ってしまいます。

 

これらのことから、仕事の速い人は、

  • ヘタに考え込まずに、仕事の手を動かしている
  • ルーティン業務は、すぐに処理している

などのように、仕事の取りかかりが早く、仕事を行う型を身につけています。

 

確実に仕事をこなす

そして、「仕事の速い人」は、確実に仕事をこなしています。

この確実な仕事とは、

  • ポイントを外さない
  • ミスがない

の両者を含みます。

 

仕事のアウトプットは、隅々まで目が行き届いた「完璧」なものではないかもしれません。

しかし、必要なポイント、例えば目的であったり、納期内に納めることであったり、その他の与件を確実にクリアしているのです。

あわせて、ポイントを外していないがゆえに、ミスと呼べるものもありません。

 

よく「仕事は完璧を目指さなくても良い」との言を聞きますが、これの意味はポイントをはずさないことと、ミスがないことの2つに尽きるのです。

この2つがクリアできていれば、枝葉にあたる点が不十分であっても、取るに足らないことだから、ですね。

ここができていることが、「仕事の速い人」の大きな特徴だと言えるでしょう。

 

無駄な仕事をしない

仕事が速い人は、「無駄な仕事をしない」とも言えます。

例えば、口頭で報告すれば済む話では、キレイに資料にまとめて報告するようなことはありません。

また、電話で済む話は電話で済ませ、(お互いに)メールを書く手間と送受信に要する待ち時間を無くしているのですね。

 

これらの事例は、「仕事の効率化」以前の話ですが、要は「無駄な仕事をしない」、つまり、「目的を達成するのに最短ルートを通っている」ということなのです。

 

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仕事が速い人になれる理想的な方法

では、「仕事が速い人」になるためには、どうすれば良いでしょうか?

やはり、一番手っ取り早い方法はマネをすることであり、「仕事が速い人」の3つの特徴を自分も身につければ良いですよね。

 

まず、「仕事の取りかかりが早く仕事を行う型を身につける」は、行動することと自分の習慣とすることですので、とにかく、やるしかないでしょう。

そして、「確実に仕事をこなす」ことと「無駄な仕事をしない」ことは、ひとつの塊りである仕事を作業レベルにまで分解し、それぞれ、やる・やらないも含めて優先順位や労力の配分などを決め、着実にこなしていくこととなります。

 

具体的には、

  1. 仕事のプロセスを作業レベルに分解する
  2. ゴールイメージを作る
  3. 優先順位を付ける
  4. アウトプットの精度のバランスをとる
  5. 手順を考える
  6. 必要な時間を見積もる

の6つのステップを踏むと、「仕事が速い人」になれるのです。

 

 仕事が速い人になれる理想的な方法の問題点

 さて、上のステップをご覧になって、「???」と思われたのではないでしょうか?

サラッと6つのステップを書きましたが、1つずつ見ても、そう簡単にはできないことばかりですよね。

 

「いやいや、俺はやってるよ!」

と思われた方は、すでに「仕事の速い人」で「仕事のできる人」であり、とても素晴らしいことだと思います。

 

でも、ご自身ではなく、職場にいる仕事の遅い人や仕事のできない人を思い浮かべてください、

彼ら・彼女らにこの6つのステップを示し、

「これをやれば、あなたも仕事が速い人になれますよ」

と言ったとして、本当にできる様になると思えますか?

おそらく、答えは「NO」ではないでしょうか・・・。

 

「仕事のプロセスを作業レベルに分解せよ」と言われても、「どんなプロセスで、どんな作業があるか思いつかない」。

「優先順位をつけろ」と言われても、そもそも「何をどうすれば良いか分からない」。

こんな答えがたくさん返ってくると思われますが・・・、いかがですか?

 

実は、このステップ、

  • 地頭がとても良い人
  • その仕事に相当の経験があり、スキル・ノウハウを持っている人

にしか対応できないものと考えます。

 

多少、中身は変わりますが、「仕事が速い人になる」に限らず、仕事のスキルアップや効率化するための方法として、多くのビジネス書でこのような内容が紹介されています。

 

なるほど、「やること」としては正しいですし、これができれば理想でしょう。

でも、一つ一つのステップは相当にハードルが高く、これらをこなすこと自体が、とても難しいのですよね。

(と言うか・・・、そもそも、こういったことをどうやればよいのか、どうすればできるようになるのか分からないから、皆、苦労しているわけです・・・)

 

なので、「やれ」と言われても、「できません!」と言う人のほうが、圧倒的に多いと思うのです。

表現はよろしくありませんが、理想という名の「絵に描いたもち」に過ぎないと言うことです。

 

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誰でも仕事が速い人になれる簡単な方法

では、大多数の「できない」と答える人は、「仕事が速い人」にはなれないのでしょうか?

私は、そんなことは決してない、と思います。

 

仕事がメチャクチャ速い人にはなれなくても、ちょっとは速くなる方法はあるし、仕事が遅い人でも、多少はマシになる方法はあるはず。

その具体的な方法とは、以下の4つだと考えます。

 

仕事が速い人になるとの意識を持つこと

やはり、自分で「なりたい」との意識を持たないと、「仕事が速い人」には、なれないものです。

 

あなたの職場にいる人で、仕事の遅い人を思い浮かべてください。

その人はきっと、「仕事を速く行おう」との意識は、カケラも持っていないはずです。

さらに言えば、自分は仕事が遅いとの自覚もなく、何とかしなければといった意志もないことでしょう。

もし、この意識や意志があれば、特に何かをすることもなく、ダラダラと無為に時間を過ごすなどといったことは、ありっこないですからね。

 

この「仕事が速い人」になりたいとの意識を持つと、どうすればなれるかを考えますし、仕事への取っ掛かりは早まるはずです。

そして、「なんか面倒だなぁ、やりたくないなぁ」とか、「ちゃんとできるかなぁ。失敗したらどうしよう」などといらぬことを考えなくなるのです。

 

整理整頓する

必要なものと不要なものが混在し、どこに何があるか分からない・・・。

必要なときに必要なものをすぐに取り出せないため、余計な時間がかかり、不要な情報に捉まってさらに混乱する。

どなたでも、こんな経験をしたことがあるはず。

 

整理整頓は面倒くさいですが、長い目で見ると、やはり手間をかけるだけの価値はあります。

毎日、行うのは無理でも、週に一度くらいは、不要な書類やデータファイルは捨てて、必要なものを決めた場所・フォルダに置き直すことをおすすめします。

すると、オフィス・デスク・PCはスッキリ、どこに何があるか、頭の中もスッキリしてきます。

 

仕事をパターン化をする

これは、特にルーティン系の単純な雑務を対象としていますが、どのタイミングでどう行うかを決めてしまい、それを毎日のパターンにするのです。

 

  • 外出先から帰社したら、すぐに交通費の精算処理をする
  • 帰宅前に明日やる仕事の予定を組む

など、自分だけで完結する業務は、自分で自由に設定できますので、行うタイミングとやり方を決め、機械的に処理する習慣をつけると、ずいぶんと時間の回りが良くなりますよ。

 

自分で締め切りを決める

何かの仕事をするとき、自分で締め切りを決めてしまうといいですよ。

締め切りがあるのとないのとでは、仕事を終わらせよう(=スピードアップしよう)という気持ちが全然違いますし、集中力も全く変わってきます

 

「この仕事は午前中に終わらせる」と決めれば、それに向けてがんばるのです。

結果、30分でできれば万々歳です。

もし、午前中にできなければ、「なぜ出来なかったのか?」の理由を考えれば良いでしょう。

それがスキル不足であれば、その自覚ができたことは収穫ですし、当面の到達目標ができます。

時間の見積もりが甘かったのであれば、「このスキルだとこの程度の時間がかかる」といった新たな目盛りを持てたことになります。

別の仕事が飛び込んできて中断したのであれば、終了後、実際にかかった時間は午前中に終わっていたかを計算すると良いですよね。

 

もし、自分で締め切りを持たなかったら、ただ単に仕事を行っただけで、それが遅いのか速いのか分からないまま終わってしまい(おそらくは、とても遅いのでしょうけど)、「仕事が速い人になる」ことにおいては、何の進歩もないでしょう。

 

おわりに

仕事が速い人になれる理想的な方法と簡単な方法を記しました。

理想的な方法はハードルが高いのですが、簡単な方法は、本人がやる気になればできることばかりで、これらを実行していくと、「時間効率が高まることで仕事のスピードがアップする」のです。

これが身についてくると、仕事に対する関わり方が断然アップしていますので、仕事が速い人になれる理想的な方法も簡単にこなせるようになると思いますよ。

 

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 では、また。