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見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

メール返信でサクッと使える「お断り」の言葉

仕事のヒント 仕事のヒント-スキル・ノウハウ

 

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 メールが届いたら、できるだけ早く返信したいものです。

 

メールのレスポンスが早ければ早いほど、「出来る人」と評価されますが、返信が遅いと「ちゃんと見ているのかな?」「自分のことをないがしろにしているのでは?」と思われてしまいます。

何より、メールボックスに未処理のメールが溜まっていくと、その分だけ自分の気持ちの負担も増えていきますので。

 

ところが、いざ返信するときに、何て書けばよいか悩むことがありますよね。

特に相手が上司や先輩、お得意様といった重きを置くべき相手に対して、断るとき

 

友人や後輩には、ストレートに「ノーサンキュー」と書けることでも、相手によっては、失礼にならないように、誤解を与えないように(そして、嫌われないように)と気を使わなければなりません。

すると、良い文言をなかなか思いつけずに、キーボードを打つ手が止まってしまうことも。

 

「断る」と結論は決まっていることだから、それに思い悩むのは時間の無駄ですよね。

そこで、サクッと使える常套句を準備しておくと良いでしょう。

それらを機械的に返すと、本当に楽ができるのです。

本エントリーでは、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句を紹介したいと思います。

 

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断るとき

  • 「そういった件については、対応が難しいかと思います」
  • 「本件については、当方では対応いたしかねます」
  • 「そのようなお話をいただくこともありますが、我々と しても対処のしようがなくて困っております」

*「断る」という行為にキョリを置いた言い回しがベターです。

よって、主語は「私」は使わず、書かないか「当 方/我々」を使い、述語は推量・受動等で、自分の意思ではない表現にすると良いですね。

 

筋違いの話をされたとき

  • 「その件については、分かりかねます」
  • 「その件については、存じ上げません(承知しておりません)」

 

やめてほしいとき

  • 「本件については、今後は遠慮させていただきます」(→軽め)
  • 「本件については、今後はお控えいただきますようお願いします」(→重め)

 

拒否するとき

  • 「これ以上のご案内には及びません」
  • 「必要ありませんので、お断りします」

*この合わせ技として

  • 「本件については必要ありませんので、今後、一切のご案内をお断りします」

となると、完全拒否となります

*しつこい売り込みなどに対する「結構です」という言葉は、相手に「OKした」と言わせかねないので使いません  

 

枕詞

以下、気持ちの軽い順番で・・・。止めてほしいときや拒否するときは、付けないか軽いもので十分かと。

  • 「あいにくですが」
  • 「恐れ入りますが」
  • 「とても残念なのですが」
  • 「たいへん恐縮ですが」
  • 「まことに申し訳ございませんが」
  • 「本当に心苦しいのですが」

 

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おまけ

以上は、部外・社外からの売り込み・リクエストメールに対する「お断り」の常套句です。

実際に「断る」ケースで一番多いのは、社内からのお誘いメール、特に上司からの飲みのお誘いではないでしょうか?

 

これに対しては、

「お声がけいただきありがとうございます。あいにく当日は、以前からの約束が入っております。とても残念ですが、今回は見送らせていただきたく存じます。またの機会を楽しみにしております」(赤字部分は、臨機応変で)

と返すと、よろしいかと。

 

以上、メール返信でサクッと使える「お断り」の常套句、ご参考になれば幸いです。

 

では、また。

 

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