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見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

評価面談をこう乗り切る 人事評価(人事考課)その4

上司・部下・人事評価 上司・部下・人事評価-人事評価(人事考課)

 

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人事評価(考課)。

会社に勤める者にとって、人事評価は、本当に切実な問題ですよね。

その結果は、給料やボーナスの額に直接結びついており、あわせて、あなたが今後、どのような仕事に関わることができるか、そして、いつ昇格し、いつ昇進できるか、最終的には、どこまで出世できるかに大きく影響していきます。

 

まさに、会社員としての人生を大きく左右する人事評価(考課)ですが、これがほぼ確定するのが「評価面談」という場なのです。

 

通常、人事評価の面談は、半年または1年ごとに、上司と一対一で行われます。

期中の仕事を振り返り、何が出来たか・出来なかったかといった仕事の結果や、どのような行動を取ってきたかと言うプロセスなどを確認し合い、その内容をもって上司はあなたの評価を確定させます。

 

もう済んでしまった過去のことを話し合うわけですから、結果については良くても悪くても変えようはありません。

しかし、評価面談をどう対応するかによって、人事評価の結果そのものを変えることは十分に可能なのです。

 

本エントリーでは、より良い評価を勝ち取るために、評価面談をどう乗り切れば良いか、を記していきます。

 

上司が行う評価とは

評価項目

人事評価とは、概ね以下の3つの大項目について行われます。

  •     成績 (仕事の成果、仕事の質と量)
  •     情意 (自覚、意欲、行動、・・・)
  •     能力 (知識、技能、判断力、・・・)

 

各項目はさらに細かく区分されており、上司は各々の評価項目について「得点付け」を行います。

その得点の合計が人事評価となりますが、これによって、短期的にはボーナスの額や昇給額が決まり、中長期的には担当する業務と昇格・昇進が判断されていきます。

 

詳しくは、こちらの記事をごらんください。

評価される3つのポイント 人事評価(人事考課)その1

 

評価の仕方

各評価項目の「得点付け」には、一定の評価基準が設けられています。

売り上げ高のように数値化できるものは「対前年10%以上アップで5点」と評価基準が明快です。

一方、意欲や行動のように数値化できないもの、例えば、「困難な状況でもあきらめずに取り組んだか?」といった姿勢を問われる項目では、感覚的に得点をつけざるを得ない面があるのです。

 

評価上のブレ

上司が感覚的に得点をつけなければならない項目では、どうしても評価上のブレが発生します。

具体的には、

  •     ハロー効果 ある特性に引っ張られてほかの特性も同様の評価をする
  •     論理的誤差 評価項目に関連があると考えたほかの項目に同じ評価をする
  •     中心化傾向 評価結果を「普通」に集中させる
  •     寛大化傾向 実際以上に良い評価をする
  •     近接誤差  評価を付ける時期に近い行動や成果を強く評価する

の5つが原因となって、評価のブレが起きてしまいます。

 

詳しくは、こちらの記事をごらんください。

人事評価のブレにどう対処するか 人事評価(人事考課)その3

 

公平・公正な評価を行うには、このブレをなくすことが大切です。そのために上司が取る一番手っ取り早くて確実な方法は、項目ごとに部下の順位を付けることなのです。

 

A・B・Cの3人の部下がいたら、ある項目で相対評価を行い、A>B>Cと順位をつけます。

この順位をもとに、Aが4点だったら、Bは3点、Cは3点か2点と得点付けするのです。

これによって、評価の整合性と全体的なバランスを取るわけですね。

 

評価面談で正しく理解してもらうことの意味

上司は、組織運営と部下の育成の観点から、日常的に部下の行動と仕事の成果をチェックしています。

しかし、部下全員のすべてを把握できているかというと、絶対にそんなことはありえません。現実的には、知らないことのほうが多いのです。

 

つまり、上司は業績のように数字で出てしまっている事実は把握しているものの、その途中経過については完全に把握しきれていません。

まして、その過程における部下の情意や能力に関することは、更に理解されていないのです。

 

部下の立場からすれば、上司が把握しきれていない事項を、しっかりと理解してもらうことが大切になります。

そのためには、日常的に「報連相」をしっかり行うこと、そして、人事評価の面談の場において、あらためて「正しく理解してもらう」努力が重要となるのです。

 

これによって、自分の評価を正しく高めることができます。

そして、ビジネスパーソンとしての将来を明るいものとすることができるのです。

 

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評価面談で最も重要なのは「事前準備」

さて、人事評価面談をうまく乗り切る、そのために最も重要なのは、「事前準備」をしっかりと行うことです。

「上司は、あなたの仕事ぶりで知らないことがたくさんある」ことを前提に、あなた自身を「正しく理解してもらう」ための材料を準備しておきましょう。

 

個人目標の振り返り

具体的にどのような準備をすべきか?

まずは、自分の個人目標を、しっかりと振り返っておきましょう。

いうまでもなく、人事評価の最大のポイントは、個人目標の実行度合いですので。

 

個人目標を達成できたか、できなかったか。

出来たのであれば、何をどう工夫し、どこに力をいれたか、それがどう効を奏したかをしっかり説明できるように整理しておきます。

また、出来なかったのであれば、何をどう工夫し実行したかを伝えた上で、「この部分が十分ではなかったので未達成となった。だから次回はこうする」との具体案を示すことが大切です。

 

組織貢献も評価してもらう

次に大切なのは、自分が組織に対してどう貢献したかを、整理しておきましょう。

特に「個人目標を達成できなかった」場合、上司からは「上半期は出来なかったよね」とマイナスの突っ込みばかりになる可能性があります。

そこで黙ってしまうと非常によろしくない評価をされてしまいます。

 

一方、前述の通り、上司はあなたがどんな思いで、どんな行動を取ったのか、ほとんど知りません。

中でも、組織に対してどんな貢献をしたのかは、あまり表に出てこないことが多く、また、その結果があなたの成果に直結しない場合もあるため、上司が把握できていない可能性が非常に高いのです。

 

そこで、

「自分の目標は残念な結果だったが、組織に対してこれだけの貢献をした」

とアピールするのです。

これは、かなりの効果が期待できますよ。

 

準備することの意味

評価面談に向けて事前準備をすることは、以上のように、あなた自身を「正しく理解してもらう」ことが第一義の目的です。

 

それとあわせて、あなたが「言いなりになる人間」と思われるリスクと面談時に「逆ギレ」してしまうリスクを軽減してくれるのです。

言いなり人間と思われるリスクとは?

 

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言いなり人間になると大損

前段で述べたように、人事評価では、部下同士の相対評価がなされますが、それとは別に、会社全体としてバランスが取れたものにするような調整も行われるのです。

 

例えば、会社業績がプラマイ・ゼロの場合、社員のプラス評価が3人だったら、マイナス評価も3人にする、といったことを行うのです。

 

一方、上司は自分の部下にプラスの評価をつけたがります。

なので、プラス評価になる人は先に決まっていくのですが、マイナス評価は後で検討・調整するのですね。

 

例えば、9人の部下に、プラス3人、イーブン3人、マイナス3人との評価配分することになったとしましょう。

「A・B・Cの3人は絶対、プラス評価にしたい。マイナスはD・Eの2人は確定。さて、後ひとりのマイナス評価をF・G・H・Iの誰にするか・・・」

悩むのは、ほぼイーブンの4人の中から、無理やりマイナスを付ける人を誰にするか、ということ。

 

こんなとき人は、「後でこじれるのはイヤだから、あまり文句を言わないFにしておこう」と考えがちなのです。

 

日常的に文句を言うと上司から嫌われますが、評価面談で自分の実績をしっかりと主張しておかないと、正しく理解されず、かつ、文句を言わないから適当にあしらって大丈夫だろうと判断されます。

結果、大損を食う可能性が高まりますが、これは絶対に避けるべきですよね。

 

逆ギレリスクとは?

目標未達成のときは、人事評価の面談で「ここダメ、あれダメ、ああしろ、こうしろ」と言われ放しになることもあるでしょう。

「言われていることは事実、でも、そこまで言わなくても・・・、まだ言うか?しつこいな!」と、だんだんとムカついてきます。

 

そして、言われっ放し状態に我慢できなくなったら、開き直り、逆ギレを起こしかねません。そうなると上司と感情的に対立してしまいます。

 

逆ギレしたところで状況は悪くなるだけ。後々の上司との関係にも悪影響を残すのは間違いなく、まさに、自分で自分のクビを絞めるようなものです。

これだけは絶対にやめましょう。

 

逆に、主張すべきネタがあると、その話に持ち込み、あなた自身にとって前向きな展開に切り替えられます。

 

評価面談で言われっぱなしにならないためにも、アピール事項を事前準備しておくことが大切になるのですね。

 

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面談の場を「友好的」にする工夫

人事評価の面談は、あなたの今と将来を賭けて、上司と真剣勝負を行う場と言えます。

でも、できるだけ友好的な雰囲気で行いたいもの。

日ごろから上司と仲良くしておくと、自然と友好的な面談になりますが・・・、仮にそうではなくても、少なくとも敵対的な状況は避けるべきですよね。

 

そのための工夫として、多少、小手先のテクニックとなりますが、以下のことをやってみてはいかがでしょうか?

 

座る位置は対立を避けるように

面談の際、下の図1のようにテーブルをはさんで真正面に座るケースが考えられます。

 

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この真正面に相対する座り方は、「対立」を助長する可能性が高まりますので、避けるようにしましょう。

 

可能であれば、図2-1のように直角の位置で座ると親近感を高めることができますし、これが難しければ図2のように、上司に向かって左側にずれた位置で座ると良いでしょう。

少なくとも、対立関係を回避しやすくなりますので。

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共有資料を用意する

評価面談では、自分自身について知ってもらいたいことを資料にまとめて、上司との間に置き、一緒に見るようにすると良いでしょう。

 

資料自体はこと細かに書く必要はありません。

サマリー、または、「目次」程度で、話したい各テーマとその最大のポイントを大きな字で箇条書きにしておくのです。

 

この資料の効果は、「あなたが話したいことが一目で上司に理解してもらえる」ことと、両者の間にものを置くことで、対立関係を緩和できることにあります。

 

面談中は、両者の目線は手元にある「共有の資料」に注がれながら話し合う時間が増えます。

これによって、上司とあなたが「共同の作業」を行うこととなり、かつ、仮に意見が相反する状態になっても、あくまで手元の資料のテーマが議論の対象であって、あなた個人が攻撃される対象になるリスクを抑える効果があるからです。

 

特に期間の成績が良くなかった場合、上司の攻撃の矛先を「共有資料」に向けさせることができるので、ぜひ、用意しましょう。

 

なお、会社によっては「評価面談用のシート」があって、それで話し合いをするケースもあるでしょう。

その場合、共有資料を別に出すとやぶ蛇になりかねませんので、やめておきましょう。

 

詳しくはこちらの記事を参照ください。

ペーパーを提出する 評価面談で使える実践的テクニック

 

上司を褒める

人間、誰しも褒められたら嬉しいもの。それは上司とて同じことです。

でも、だからと言って評価面談の席上で、上司を露骨に褒めるのは考えものです。

そこで、おススメしたいのが、自分の成果をアピールしながら、上司を褒めるというやり方です。

 

良い結果を出せた項目について、「何をどうやったから、良い結果を出せた」と説明する際に、上司の関与を語るのです。

直接、手伝ってもらったのならそれをストレートに伝えれば良いですし、特に手助けがなかった場合は、「上司のXXというアドバイスを思い浮かべて、それをヒントに取り組みました」と、感謝の言葉とあわせて言うのです。

 

すると、上司は内心ニンマリとなります。かつ、自分が関与した結果ですから、点数は甘くなりますし、もちろん、あなたの評価に対する全体的な心象も良くなるのです。

 

意地にならない・キレない

これは、絶対にやってはいけないことです。

自分の意見が通らないからと言って、意地になって自己主張し過ぎても、また、キレたりしたところで何も良いことはありません。

 

仮に、業績が悪くて良くなかった点を一方的に攻められたとしても、そこは我慢して話を聞くようにしましょう。

よっぽどヒドイ上司でない限り、ひとつくらいは今後の仕事上のヒントは言うはずです。

 

全くそれがないようだったら、「どうすれば、出来るようになれるのでしょうか?」と逆に質問するのも手ですね。

この質問が出ると、上司としては、一旦、攻撃の手を緩めて、考えざるを得ません。

そして、何らかの回答を言ったら、それに対して「言った(=指示した)責任」が発生します。

すると、どうすれば出来るようになるかに面談のテーマを変えざるを得なくなるのです。

 

もしかしたら、「そんなことは自分で考えろ」と無責任なことを言う上司がいるかもしれませんね。

その場合は、「では、先輩のXXさんに相談してみます」とか、「がんばって考えますので、後日、あらためてご相談させてください」などと、答えてその場を乗り切るようにしましょう。

 

最後に

給料やボーナスの額を決定するのはもちろん、ビジネスパーソンとしての将来に大きな影響を与える人事評価。

評価面談は、あなた自身を正しく理解し、より良い評価を行ってもらうための大切な場です。

 

そのためには、入念な事前準備をもって、かつ、友好的に面談に臨むことが大切です。

本エントリーをヒントに、より良い評価を勝ち取っていただければ幸いです。

 

<よろしければ、こちらもどうぞ>

評価に関する基本的な事項を記しています。

 

評価や評価面談で使えるヒントを記しています。

 

評価の裏側を記しています。

 

世の中で自分がどう評価されるか知りたいときは、こちらの転職サイトをのぞいてみはいかがでしょうか。

 

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詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

b-zone-salariedman.hatenablog.com

 

いずれも、無料で簡単に自己診断ができます。

たまには、自分自身を客観的に見つめてみるのもよいかもしれませんね。

 

それでは、また。