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見方を変え気持ちを変えるとちょっと自由になれるかも。 ビジネスマン向けのメソッドから、日々の雑感までを綴っていきます。

文章が苦手な人へ 分かりやすい文章が簡単に書ける3つのコツ

仕事のヒント 仕事のヒント-ビジネスマナー

 

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仕事上、不定形の文書を読む機会がそれなりにあります。

「私、文章を書くのが苦手なんですよねぇ~」と言う人が書いたものは、大変失礼ながら、ギクシャクしたものが多いですね。

それらは、事実と思惑が混在していたり、情報の優先順位付けが適切でなかったりもしますが、何より表現が簡潔でないため、分かりにくくなっている傾向が強いように思います。

そこで、文章が苦手という人たちには、以下の3つをアドバイスしています。

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1主語と述語を近づける

 報告書や顛末書などで、「誰が、何を、どうした。すると某が、こうした。それに対して、・・・」と言った感じで、過去経緯を時系列にそって書くことがあります。

一文の中に主語を複数、書き込んでしまうと、誰が何をしたのかがゴチャゴチャになってしまいます。場合によっては、述語を書き忘れることも。

このような文章を読み続けると、大変疲れますね。

そこで、「一文の中に主語はひとつだけ」にし、「主語と述語の位置を近づける」

すると、すっきりと分かりやすい文章になります。

結果的に、文章は短くなって、読みやすくなっていますね。

 

2修飾語と被修飾語は離さない

形容詞や副詞等の修飾語は、被修飾語にくっ付けるようにしましょう。

離してしまうと元々、修飾しようとしていた言葉とは別の言葉を修飾してしまうことがあるのです。すると、表現しようとしていたものとは別の意味にすり替わってしまいますので。

 

3やさしい言葉を使う

やたらに難しい単語や熟語を使う人がいます。難しい言葉を使うと、何となく格式が上がる、自分がエラく見られる、などのイメージがありますから、ついついやってしまうのです。

これが高じてくると、自分でも意味が分からない言葉を書き込んだりします。

あまり一般的でない英単語をカタカナで書いたり、略語を使うケースが多いのですが、本人が意味を分からずに書いてる文章ですから、読み手は尚のこと分からないですよね(笑)。

と言うことで、「難しい言葉は使わない」、つまり、意識して「やさしい言葉を使う」こと。ひらがなを多めに使うだけでも、相当、分かりやすい文章になると思います。

 

まとめ

以上、ポイントを3つ書きましたが、要約すれば「とにかく、やさしい言葉で短く書く」ということに尽きますますね。

当たり前と言えば当たり前すぎて、少々、拍子抜けしてしまうくらい簡単なことなのですが、実際には、出来ていない人が多く、そういう意味では効果は大きいと思っています。

 

さて、ビジネス文書で最も重要なことは、他者に「事実を、正確に、わかりやすく伝える」ことだと思います。

ですから、現在もしくは将来、他者が読んだときに、書き手である自分と同じレベルの理解が得られるものが、最高のビジネス文書と言えるのではないしょうか?